予約電話の課題
従来の電話予約は、スタッフが電話口で希望日時を聞き取り、予約台帳やシステムへ手作業で入力するのが一般的でした。接客中や施術中は電話に出られず、営業時間外の予約希望はそのまま取りこぼしてしまうことも少なくありません。
AI電話予約とは
AI電話予約とは、電話でのやり取りを通じて、新規予約の受付だけでなく、日時変更やキャンセルまでをAIが自動化する仕組みです。希望を聞くだけで終わらせず、予約を確定させるところまでを電話の中で完了させることがポイントです。
対応できる予約業務
新規予約
希望日時、メニューやサービス内容、連絡先を確認し、空き状況を照会したうえで予約を登録します。
日時変更
既存の予約を確認したうえで、新しい希望日時への変更を行います。
キャンセル
予約内容を確認し、キャンセル処理を行います。必要に応じて代替日時の案内も行えます。
空き状況の確認
予約を確定させる前に、希望日時の空き状況をその場で照会します。
一般的な電話受付との違い
一般的な電話受付では、希望を聞き取った後、スタッフが別途システムへ入力する作業が発生します。AI電話予約は、聞き取りから登録、確認メッセージの送信までを電話の中で完了させるため、電話後の作業負担が少なくなります。
予約受付の通話フロー
- お客様から電話がかかる
- AIが新規予約・変更・キャンセルのいずれかを確認
- 希望日時、内容、連絡先を聞き取る
- 空き状況を照会し、予約を登録
- 確認メッセージをSMSまたはメールで送信
予約変更の通話フロー
- お客様から電話がかかる
- 既存予約を確認（本人確認・予約内容の照合）
- 新しい希望日時を聞き取る
- 空き状況を照会し、予約を更新
- 確認メッセージを送信
予約システム連携
対応できる連携方法は、利用中の予約システムやカレンダーの仕様によって異なります。API連携、カレンダー連携、通知連携など、現在の運用を確認したうえで適切な方法をご提案します。
有人対応への切り替え
本人確認ができない場合や、複雑な条件変更、苦情に近い内容があった場合は、AIが無理に処理を進めず、担当者への転送や折り返し対応に切り替えます。
利用できる業種
飲食店、美容室・サロン、クリニック、歯科医院など、電話予約が発生するさまざまな業種で活用できます。業種ごとの予約ルールは、業種別ソリューションで詳しく紹介しています。