業界特有の電話課題
歯科医院の電話は、初診・再診・定期検診が混在し、受付業務そのものも会計や案内と重なりやすいという特徴があります。
治療中は完全に手が離せない
ユニットでの治療中は、歯科医師も歯科衛生士も電話に出られません。電話が鳴るたびに治療を中断するわけにもいかず、対応が後回しになりがちです。
定期検診・予約変更の電話が多い
歯科医院は継続通院が前提のため、定期検診の案内や、通院中の患者様からの予約変更・キャンセルの電話が日常的に発生します。
受付と会計が重なる
診療の合間、受付スタッフは会計対応や次の患者様の案内で手一杯になることが多く、電話対応と受付業務が競合します。
DenwaFlowが対応できる電話業務
初診・再診・定期検診の予約受付
初診か再診か、定期検診かを確認したうえで、希望日時と空き状況を照会し、予約を登録します。
予約変更・キャンセル
通院中の患者様からの予約変更やキャンセルにも対応し、確認メッセージを送信します。
診療時間・持ち物の案内
診療時間、休診日、アクセス、初診時に必要な持ち物（保険証など）を案内します。
電話対応の流れ
- 患者様から電話がかかる
- AIが初診・再診・定期検診・変更などの用件を確認
- 希望日時、診療内容、連絡先を聞き取る
- 予約システムの空き状況を照会し、予約を登録
- 確認メッセージをSMSまたはメールで送信
- 症状や治療方針に関する相談は、担当者へ引き継ぎ
一般的な電話受付との違い
一般的なAI電話受付は、予約希望の聞き取りと通知までを行い、実際の予約登録や確認連絡はスタッフが別途対応します。
DenwaFlowは、初診・再診・定期検診を判別し、空き状況を照会したうえで予約登録と確認メッセージの送信まで完了します。
一部の電話から導入できます
診療時間外だけ
夜間や休診日の予約希望・問い合わせを、DenwaFlowが受け付けます。
定期検診の案内だけ
定期検診の予約受付や日程調整のみをAIに任せ、初診・再診はスタッフが対応する運用も可能です。
電話に出られないときだけ
治療中でスタッフの手が離せない時間帯だけ、AIが一次対応する始め方もできます。
AIに任せない業務
痛みや症状に関する相談、治療方針の相談、保険適用の個別判断、費用の確約は、DenwaFlowでは対応しません。緊急性が疑われる内容についても、最終的な判断は行わず、事前に設定した条件に沿って担当者への転送や折り返し対応へ引き継ぎます。
導入時に設定する内容
- 診療時間・休診日
- 初診・再診・定期検診それぞれの予約ルール
- 回答できる案内内容（診療時間、アクセス、持ち物など）
- 回答してはいけない内容（症状・治療方針・費用の確約など）
- 有人対応へ引き継ぐ条件
- 通知先（受付・歯科衛生士・院長など）
- 予約システムとの連携方法
導入までの流れ
1. 業務確認
初診・再診・定期検診それぞれの予約フローと、現在の電話件数を確認します。
2. 専用デモの作成
貴院の予約ルールを想定した、専用のAI電話デモをご用意します。
3. 設定・テスト
診療時間、受付ルール、通知先、有人対応への切り替え条件を設定し、実際の通話でテストします。
4. 運用開始
診療時間外や定期検診の案内など、範囲を絞って運用を開始します。
5. 継続改善
実際の通話内容を確認しながら、聞き取り方や案内内容を調整します。