業界特有の電話課題
製造業・卸売業の受注電話は、始業直後や締め時間前など、特定の時間帯に集中する傾向があります。担当者が出張や現場対応で不在のときにかかってくる電話も多く、電話に出られないことがそのまま受注の取りこぼしにつながります。
電話が集中する時間帯に対応が追いつかない
締め時間が近づくと、複数の取引先から同時に電話がかかってくることがあります。同時対応できる人数には限りがあり、後回しにされた電話は取りこぼされやすくなります。
型番・数量の聞き取り精度が担当者によって変わる
電話口での型番や数量の聞き取りは、聞き間違いや記録漏れが起こりやすい業務です。後から確認の電話が必要になることもあります。
DenwaFlowが対応できる電話業務
受注受付・在庫照会
型番、数量、希望納期などを確認し、在庫や生産状況を照会したうえで受注を受け付けます。受発注システムと連携できる場合は、受注内容をそのまま登録します。
既存注文の変更・キャンセル
数量変更や納期変更、キャンセルの連絡にも対応します。変更内容は担当者へ通知されます。
営業時間外の一次受付
営業時間外にかかってきた受注の電話も、翌営業日まで待たせることなく一次受付します。
電話対応の流れ
- 取引先から電話がかかる
- AIが型番・数量・希望納期を確認
- 在庫・生産状況を照会
- 受発注システムへ登録、または担当者へ通知
- 価格交渉や特別な条件変更が必要な場合は、担当者へ引き継ぎ
一般的な電話受付との違い
一般的な電話代行やIVRでは、受注内容を聞き取って担当者に伝えるところまでで完了し、システムへの入力は後から人が行うのが一般的です。DenwaFlowは、聞き取った受注内容をそのまま受発注システムへ登録するところまでを電話の中で完了します。
一部の電話から導入できます
すべての受注電話を最初からAIに任せる必要はありません。営業時間外だけ、特定の取引先だけ、既存注文の変更受付だけといった範囲から始めることもできます。
AIに任せない業務
価格交渉、新規取引先との条件交渉、品質クレームへの対応など、判断や交渉が必要な業務はAIだけで完結させません。事前に設定した条件に沿って、担当者への引き継ぎを行います。
導入時に設定する内容
- 取り扱う型番・製品カテゴリ
- 受注時に確認する必須項目（数量、納期、配送先など）
- 在庫・生産状況の照会方法
- 受発注システムとの連携方法
- 価格交渉や特別対応が必要な場合の引き継ぎ条件
- 通知先（営業担当、生産管理など）
導入までの流れ
1. 業務確認
現在の受注方法、電話件数、よく発生する聞き取り項目を確認します。
2. 専用デモの作成
実際の受注業務を想定した専用のAI電話デモをご用意します。
3. 設定・テスト
確認項目、在庫照会方法、受発注システムとの連携、引き継ぎ条件などを設定し、テストします。
4. 運用開始
営業時間外や特定の取引先など、範囲を絞って運用を開始します。
5. 継続改善
実際の受注内容を確認しながら、聞き取り方や確認項目を調整します。