業界特有の電話課題
美容クリニックは、施術中に電話対応できるスタッフがいなくなる時間帯が多く、かつ広告やSNSからの反響が集中しやすいという特徴があります。
施術中は対応できるスタッフがいない
ドクター、看護師、カウンセラーがそれぞれ施術やカウンセリングに入っている間、電話に出られる人がいなくなることがあります。
カウンセリング予約の反響が集中する
広告掲載やSNS投稿のタイミングで、カウンセリング予約の電話が一時的に集中し、対応が追いつかなくなることがあります。
一般的な案内にも時間がかかる
施術の大まかな流れ、カウンセリングの所要時間、持ち物など、個別相談とは異なる一般的な案内にも、電話口での説明時間が必要になります。
DenwaFlowが対応できる電話業務
カウンセリング予約・施術予約
カウンセリング希望か施術希望かを確認し、空き状況を照会したうえで予約を登録します。
予約変更・キャンセル
通院中の患者様からの予約変更やキャンセルにも対応し、確認メッセージを送信します。
来院前の一般案内
診療時間、アクセス、来院時の持ち物など、あらかじめ登録した内容を案内します。
電話対応の流れ
- お客様から電話がかかる
- AIがカウンセリング予約・施術予約・変更などの用件を確認
- 希望日時、希望内容、連絡先を聞き取る
- 空き状況を照会し、予約を登録
- 確認メッセージをSMSまたはメールで送信
- 医療判断や個別の治療相談は、担当者へ引き継ぎ
一般的な電話受付との違い
一般的なAI電話受付は、予約希望を聞き取り、通知するところまでで完了します。
DenwaFlowは、カウンセリング予約と施術予約を判別し、空き状況を照会したうえで予約登録と確認メッセージの送信まで完了します。
一部の電話から導入できます
診療時間外だけ
夜間や休診日にかかってくるカウンセリング予約の電話だけを受け付けます。
反響が集中する時間帯だけ
広告やキャンペーンで電話が増えるタイミングだけAIに任せることもできます。
カウンセリング予約だけ
施術予約や変更は引き続き人が対応し、新規のカウンセリング予約のみをDenwaFlowに任せる始め方もできます。
AIに任せない業務
医療判断、施術の適応判断、副作用に関する相談、費用の最終確約、個別の治療提案は、DenwaFlowでは対応しません。これらの相談があった場合は、内容を確認したうえで、担当者への転送または来院時のカウンセリングへつなげる案内とします。
導入時に設定する内容
- 診療時間・休診日
- カウンセリング予約・施術予約それぞれのルール
- 回答できる案内内容（診療時間、アクセス、一般的な料金の目安など）
- 回答してはいけない内容（適応判断、費用の確約など）
- 有人対応へ引き継ぐ条件
- 通知先（カウンセラー・受付・ドクターなど）
- 予約システムとの連携方法
導入までの流れ
1. 業務確認
カウンセリング予約と施術予約それぞれのフロー、現在の電話件数を確認します。
2. 専用デモの作成
貴院の予約ルールを想定した、専用のAI電話デモをご用意します。
3. 設定・テスト
診療時間、受付ルール、通知先、有人対応への切り替え条件を設定し、実際の通話でテストします。
4. 運用開始
診療時間外や反響が集中する時間帯など、範囲を絞って運用を開始します。
5. 継続改善
実際の通話内容を確認しながら、聞き取り方や案内内容を調整します。